Subiectul arhivării statelor de plată a salariilor a fost intens dezbătut de la momentul modificării art. 25 din Legea nr. 82/1991 a contabilității la jumătatea anului trecut.
De altfel, forma articolului 25 a suferit două modificări în doar nouă luni de zile, în scopul scurtării termenului de arhivare pentru unele documente. Prevederile referitoare la termenul de păstrare a unor documente financiar contabile a fost modificat, așadar, prin Legea nr. 195/2022, dar și prin Legea nr. 36/2023.
Legea nr. 195/04.07.2022 prevedea, la art. 25 alin. (11), faptul că, începând cu 1 ianuarie 2023, obligația de arhivare a statelor de plată a salariilor va fi, în anumite condiții de doar 5 ani, în loc de 50 de ani, respectiv pentru statele de plată a salariilor pentru care angajatorul are o declarație informativă privind impozitul reținut la sursă, pe beneficiari de venit, sau pentru care angajatorul are obligația legală de a depune declarația privind obligațiile de plata a contribuțiilor sociale, impozitului pe venit şi evidență nominală a persoanelor asigurate. Articolul 25 alin. (1) menținea însă pentru statele de salarii termenul de arhivare de 50 ani, completarea adusă de art. 25 alin. (11) fiind o excepție.
De altfel, în luna iulie 2022, Arhivele Naționale au punctat într-un răspuns transmis Uniunii Naționale a Practicienilor în Insolvență în România faptul că dosarele de personal create și deținute de entități publice sau private nu se înscriu în categoria documentelor din Anexa 6 din Legea Arhivelor Naționale nr. 16/1996, pentru care se aplică un termen de arhivare de 75 ani, situația lor fiind reglementată de dispozițiile HG nr. 905/2017 privind Registrul general de evidență a salariaților. „Din experiența practică și având în vedere impactul social existent cu privire la reconstituirea drepturilor de pensie ale cetățenilor, apreciem că s-ar justifica menținerea aceluiași termen de păstrare de 50 de ani, atât în cazul dosarelor personale, cât și în cazul statelor de salarii, a altor documente care au stat la baza înregistrării în contabilitate a cheltuielilor cu salariile și a obligațiilor fiscale aferente, acestea fiind utilizate la stabilirea drepturilor de pensie și a altor drepturi de natură socială”, se menționează în sursa citată.
Ulterior prin Legea nr. 36/2023 s-a modificat integral art. 25 din Legea contabilității, iar în nouă formă se prevede că ”registrele de contabilitate obligatorii şi documentele justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitatea financiară se păstrează în arhiva societăților timp de cinci ani, calculați de la data de 1 iulie a anului următor celui încheierii exercițiului financiar în care au fost întocmite, inclusiv pentru statele de salarii.”
În acest context, angajatorii al căror an financiar coincide cu cel calendaristic, ar trebui să acționeze cu prudență atunci când calculează termenul de 5 ani prevăzut de articolul 25 din Legea nr. 82/1991, rezultând că doar după 1 iulie 2028 nu vor mai avea obligația să păstreze statele de salarii din 2022 sau mai vechi.
Referitor la aplicarea termenului de cinci ani pentru arhivarea dosarelor de personal, având în vedere că acestea includ documentele necesare angajării, contractul individual de muncă, actele adiționale și celelalte acte referitoare la modificarea, suspendarea și încetarea contractelor individuale de muncă, acte de studii/certificate de calificare, documente care sunt relevante pentru probarea raporturilor de muncă sau a calificărilor deținute de acesta, acest termen ar trebui să curgă după încetarea raporturilor de muncă cu angajatul.
Sursa foto shutterstock.com
