Potrivit Legii nr. 195 din 4 iulie 2022 care completează art. 25 din Legea contabilității nr. 82/1991, din 1 ianuarie 2023 obligația de arhivare a statelor de salarii va fi, în anumite condiții de doar 5 ani, în loc de 50 de ani.
În acord cu Hotărârea Guvernului 905/2017 (alineatul 7 art. 7), ”datele din Registru (Revisal) și dosarele personale ale fiecărui salariat se păstrează în condiții corespunzătoare, care să asigure securitatea datelor, precum și respectarea prevederilor legale privind protecția datelor cu caracter personal și ale art. 25 din Legea contabilității nr. 82/1991, republicată, cu modificările și completările ulterioare, referitoare la statele de plată. Angajatorii răspund pentru asigurarea acestor condiții, precum și pentru orice prejudiciu produs salariatului sau oricărei alte persoane fizice sau juridice prin încălcarea acestor obligații.” Deși hotărârea nu indică în mod direct termenul de 50 de ani, aceasta face trimitere la regula arhivării statelor de salarii de la articolul 25 din Legea contabilității care prevede că registrele de contabilitate obligatorii și documentele justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitatea financiară se păstrează în arhiva societăților timp de zece ani, cu începere de la data încheierii exercițiului financiar în cursul căruia au fost întocmite. Totuși, în cazul statelor de salarii se aplică această perioadă extinsă de păstrare de 50 de ani.
Legea 195/2022, publicată luni în Monitorul Oficial modifică Legea contabilității nr. 82/1991 pentru a se introduce o excepție de la regula actuală a păstrării statelor de salarii timp de 50 de ani, prevede că, în cazul în care angajatorul depune pentru veniturile vizate, declarația informativă privind impozitul reținut la sursă pe beneficiari de venit (formularul 205) sau declarația privind obligațiile de plată a contribuțiilor sociale, impozitului pe venit și evidența nominală a persoanelor asigurate (formularul 112), acesta va păstra statele de salarii doar pentru o perioadă de 5 ani.
”Începând cu data de 1 ianuarie 2023, statele de salarii pentru care angajatorul are o declarație informativă privind impozitul reținut la sursă, pe beneficiari de venit, conform prevederilor legale sau pentru care angajatorul are obligația legală de a depune declarația privind obligațiile de plată a contribuțiilor sociale, impozitului pe venit și evidența nominală a persoanelor asigurate, la Agenția Națională de Administrare Fiscală, se păstrează timp de 5 ani, precizează Actul Normativ.”
Într-o declarație oficială remisă de Arhivele Naționale prin intermediul corpului profesional al practicienilor în insolvență, se precizează faptul că dosarele personale trebuie păstrate în continuare timp de 50 de ani aceasta menționând faptul că „(…) intentia legiuitorului, prin completarea Legii contabilității nr. 82/1991, a fost de a se înlocui obligația privind arhivarea documentelor financiar-contabile ale unei societăți de la 50 ani cu o perioadă de cinci ani, nu a dosarelor de personal.”
În acord cu intervenția Arhivelor Naționale acest termen de arhivare de 50 de ani este extrem de important pentru salariați din perspectiva stabilirii pensiilor, iar, acolo unde se impune, pentru recalcularea lor sau pentru reconstituirea vechimii în muncă.
„Din experiența practică și având în vedere impactul social existent cu privire la reconstituirea drepturilor de pensie ale cetățenilor, apreciem că s-ar justifica menținerea aceluiași termen de păstrare de 50 de ani, atât în cazul dosarelor personale, cât și în cazul statelor de salarii, a altor documente care au stat la baza înregistrării în contabilitate a cheltuielilor cu salariile și a obligațiilor fiscale aferente, acestea fiind utilizate la stabilirea drepturilor de pensie și a altor drepturi de natură socială”, comentează specialiștii Arhivelor Naționale. Întocmirea și păstrarea dosarelor de personal sunt obligații legale pe care le au angajatorii, în acord cu prevederile HG 905/2017. Dosarul personal al salariatului include, în esență, actele necesare angajării, contractul individual de muncă, actele adiționale și celelalte acte referitoare la modificarea, suspendarea și încetarea contractelor individuale de muncă, acte de studii/certificate de calificare și orice alte documente care certifică legalitatea și corectitudinea completării în Revisal.
După cum este precizat în expunerea de motive, „obligativitatea arhivării statelor de salarii pentru o perioadă de 50 de ani este nemotivată și de natură să aducă costuri suplimentare nejustificate pentru arhivarea documentelor financiar-contabile de către societăți, atât pentru cele care își desfășoară activitatea, cât și pentru cele radiate, impunându-se adaptarea legislației la context practic”.
Photo credit www.freepik.com
