În anul 2024, legislația privind gestionarea dosarului personal al salariaților rămâne o obligație esențială pentru toți angajatorii. Conform H.G. 905/2017, care reglementează Registrul General de Evidență a Salariaților (Revisal), fiecare angajator are obligația de a întocmi, păstra și prezenta autorităților competente dosarele personale ale salariaților. Aceste dosare trebuie să conțină o serie de documente obligatorii care să ateste legalitatea angajării și corectitudinea datelor furnizate în Revisal.
Ce conține dosarul personal al salariatului?
În mod obligatoriu, dosarul personal al salariatului trebuie să includă următoarele documente:
- Actele necesare angajării:
- Copie a cărții de identitate;
- Copii ale actelor de studii absolvite;
- Adeverință medicală/ avizul medicului de medicina muncii, care atestă că angajatul este apt de muncă.
- Contractul individual de muncă, inclusiv fișa postului.
- Actele adiționale și alte documente legate de modificarea, suspendarea și încetarea contractului individual de muncă.
- Acte de studii și certificate de calificare.
- Documente care atestă legalitatea și corectitudinea înregistrărilor în Revisal.
Pe lângă aceste documente esențiale, angajatorul poate solicita și alte documente, în funcție de specificul activității. Printre acestea se pot număra:
- Acordul angajatului privind procesarea datelor cu caracter personal (GDPR);
- Cazierul judiciar;
- Livretul militar;
- Recomandări de la locuri de muncă anterioare;
- Adeverință de vechime în muncă;
- Autorizații și avize necesare pentru postul ocupat;
- Documente privind stagiul de cotizare;
- Certificate de naștere pentru copii și declarație privind persoana care are copii în întreținere;
- Informarea prealabilă la întocmirea sau modificarea contractului individual de muncă (conform art. 17 din Codul Muncii) este deosebit de importantă pentru angajator, deoarece, în cazul unui litigiu, acesta trebuie să demonstreze că angajatul a fost informat corespunzător cu privire la termenii și condițiile viitorului contract individual de muncă;
- Evaluările profesionale și evidența concediilor medicale și de odihnă, a învoirilor, absențelor nemotivate etc.
Obligațiile legale ale angajatorilor
Angajatorii au responsabilitatea de a păstra dosarele personale ale salariaților la sediul principal sau la sediul secundar care gestionează personalul. Nepăstrarea corespunzătoare a acestor documente constituie contravenție și se sancționează cu amenzi între 2.000 și 5.000 de lei.
De asemenea, angajatorii trebuie să fie atenți la protecția datelor cu caracter personal. Pierderea sau sustragerea dosarelor poate aduce prejudicii salariaților, iar angajatorii pot fi sancționați de Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP).
Cât timp trebuie păstrat dosarul personal după plecarea angajatului?
Conform Legii contabilității nr. 82/1991, angajatorii au obligația de a arhiva documentele justificative, inclusiv statele de plată și dosarele de personal, pentru o perioadă de minimum cinci ani de la data încetării raportului de muncă. Totodată, păstrarea corectă și securizată a acestor documente este esențială pentru respectarea legislației privind protecția datelor cu caracter personal.
Consecințele nerespectării obligațiilor legale
În cazul în care angajatorul refuză să pună la dispoziția inspectorului de muncă dosarele de personal sau dacă acestea nu sunt completate corect, amenzile pot varia între 5.000 și 8.000 de lei. De asemenea, completarea cu date eronate sau incomplete în Revisal se sancționează cu amenzi cuprinse între 3.000 și 6.000 de lei.
Gestionarea corectă a dosarului personal al salariatului este esențială pentru respectarea legislației muncii în 2024. Angajatorii trebuie să se asigure că documentele necesare sunt completate, păstrate și protejate corespunzător, evitând astfel sancțiunile legale și posibilele prejudicii aduse angajaților. O firmă de payroll poate oferi suport specializat în acest proces, asigurând că toate datele și documentele necesare sunt gestionate eficient și conform legislației în vigoare. Arhivarea pe termen lung a acestor documente, conform legii, este la fel de importantă pentru a proteja interesele atât ale angajaților, cât și ale angajatorilor, iar colaborarea cu o firmă de payroll poate facilita îndeplinirea acestor cerințe legale într-un mod profesionist.
Sursa foto shutterstock.com
