Din data de 17 decembrie Legea avertizorilor (Legea Whistleblower) va fi aplicată extins, aceasta fiind data de la care companiile care au între 50 și 249 de angajați au obligația de a avea canale interne de raportare și proceduri aferente . Intrată în vigoare la 22 decembrie 2022 pentru entitățile cu peste 250 de angajați, această lege impune necesitatea existenței unui canal intern de raportare și a procedurilor corespunzătoare pentru protecția avertizorilor. Iată cum se aplică noile reglementări și ce obligații revin angajatorilor.
Principala obligație impusă de Legea nr. 361/2022 este aceea de a furniza un canal intern de raportare, oferind astfel avertizorilor posibilitatea de a semnala nereguli sau încălcări ale legii în cadrul companiilor. Această măsură, aplicabilă începând cu 17 decembrie 2023 pentru firmele cu 50-249 de angajați, a intrat în vigoare la 22 decembrie 2022 pentru entitățile cu peste 250 de angajați.
Raportarea, conform Legii avertizorilor, se referă la comunicarea făcută de avertizor, fie scrisă, fie orală, privind orice încălcare a legii identificată în cadrul unei companii. Un aspect important este că această raportare are caracter intern, dar legea recunoaște avertizorului dreptul de a alege între canalul intern și cel extern, în anumite condiții.
Pentru entitățile vizate, cum ar fi autoritățile, instituțiile publice, persoanele juridice de drept public și privat (inclusiv ONG-urile și societățile de avocatură), Legea avertizorilor impune anumite obligații, iar nerespectarea acestora poate atrage amenzi între 3.000 și 30.000 de lei. Este important de menționat că angajatorii privați cu mai puțin de 50 de angajați nu sunt obligați să implementeze un canal intern de raportare conform prevederilor Legii 361/2022.
Conform legislației, entitățile vizate trebuie să stabilească proceduri care să includă:
a) metode de primire a raportărilor pentru a proteja confidențialitatea identității avertizorului;
b) confirmarea primirii raportării în termen de șapte zile de la primire;
c) desemnarea unei persoane sau a unui compartiment responsabil cu gestionarea raportărilor;
d) desfășurarea de acțiuni subsecvente cu diligență;
e) informarea avertizorului despre stadiul acțiunilor subsecvente în termen de trei luni de la primirea raportului;
f) informarea conducerii companiei despre rezolvarea raportărilor;
g) furnizarea de informații despre procedurile de raportare externă;
h) informarea avertizorului despre modul de soluționare a raportului.
Companiile sunt, de asemenea, obligate să stabilească condiții în care o raportare poate fi clasată (respinsă) și să comunice această decizie avertizorului. De asemenea, ele trebuie să țină evidența tuturor raportărilor într-un registru electronic și să păstreze raportările timp de cinci ani. Confidentialitatea identității avertizorului trebuie menținută după efectuarea unei raportări, iar informațiile care ar putea duce la identificarea acestuia nu trebuie dezvăluite.
O altă prevedere importantă pentru companiile mai mici este posibilitatea de a se grupa și de a utiliza sau partaja resurse în ceea ce privește primirea raportărilor și acțiunile subsecvente. În plus, entitățile vizate trebuie să desemneze o persoană sau un compartiment responsabil cu primirea, înregistrarea, examinarea, desfășurarea acțiunilor subsecvente și soluționarea raportărilor, garantând imparțialitatea și independența în exercitarea acestor atribuții.
Această persoană sau compartiment, împreună cu modalitățile de raportare, trebuie să fie aduse la cunoștința fiecărui angajat prin afișare pe pagina de internet a instituției și prin afișare la sediu, într-un loc vizibil și accesibil. Angajatorii au responsabilitatea de a se asigura că cel puțin un mijloc de raportare este accesibil în orice moment.
În cazul încălcării acestei obligații, amenzile prevăzute de lege pot ajunge între 4.000 și 40.000 de lei. Este esențial ca toate companiile afectate de aceste prevederi să dezvolte și să implementeze structuri și proceduri pentru a se conforma noilor cerințe legale și a evita eventualele sancțiuni.
Photo credit shutterstock.com
