Ca parte a responsabilităților din domeniul sănătății și securității în muncă (SSM), angajatorii au obligația legală de a evalua condițiile de muncă ale angajaților, inclusiv în privința potențialelor riscuri pentru sănătatea oculară. Această evaluare este crucială, mai ales pentru angajații care utilizează ecrane de computer în mod regulat, indiferent de procentul de timp petrecut în fața acestora. Evaluarea trebuie să identifice orice risc specific locului de muncă, incluzând riscurile legate de vedere, și să determine necesitatea unor măsuri preventive adecvate, care pot include și acoperirea costurilor pentru ochelarii de corecție.
O decizie a Curții de Justiție a Uniunii Europene (CJUE) din data de 22 decembrie 2022 a concluzionat că „aparatele de corecție speciale includ ochelarii de vedere care vizează în mod specific corectarea și prevenirea dificultăților vizuale care au legătură cu o activitate ce implică un echipament cu monitor.” În ciuda precedentului stabilit de această decizie sau de reglementările legislative actuale, respectiv HG nr. 1028/2006, angajatul nu are drept automat la decontarea ochelarilor.
Pentru a determina dacă decontarea ochelarilor este justificată, este esențială recomandarea unui medic specialist în medicina muncii. Cheltuiala cu ochelarii prescriși de un optometrist, fără recomandare medicală, nu poate fi decontată.
Dezvoltarea unei Politici Interne pentru Decontarea Ochelarilor
Pentru a se asigura că respectă legislația în domeniul SSM și pentru a gestiona eficient bugetele, angajatorii sunt încurajați să elaboreze o politică internă clară privind decontarea ochelarilor de vedere. Lentilele de contact și lentilele simple, care oferă protecție împotriva luminii ecranului fără corecții specifice, pot fi, de asemenea, luate în calcul ca echipamente de protecție. Această politică ar trebui să definească limitele de cheltuieli pentru rame, frecvența suportării costurilor și să stabilească un buget realist pentru aceste nevoi. Pe de altă parte, documentarea acestei cheltuieli trebuie să țină cont de recomandările medicilor oftalmologi și ale specialiștilor în SSM, dar și de activitatea pe care angajații o desfășoară. Este important să punctăm că măsurile de prevenție precum instruirea angajaților privind protecția oculară, includerea pauzelor regulate și exercițiile pentru ochi pot fi incluse de angajatori în planul de prevenție.
Decontare costuri ochelari – Încadrarea fiscală a acestor cheltuieli
Este esențial să punctăm faptul că, în acord cu Articolul 15 din HG nr. 1028/2006, angajații nu trebuie să suporte costuri financiare pentru măsurile de protecție implementate. Ochelarii de protecție, specificați ca echipamente individuale de protecție, sunt destinați angajaților care utilizează frecvent echipamente cu ecran de vizualizare pentru o porțiune considerabilă din timpul normal de lucru. În ceea ce privește tratamentul fiscal al acestor cheltuieli, se aplică reglementările specifice din Codul Fiscal legate de echipamentele de protecție. Astfel, trebuie notat că:
- Sunt considerate venituri neimpozabile, potrivit impozitului pe venit (din salarii), sumele alocate pentru echipamentele tehnice, echipamentul individual de protecție și de lucru, alimentația de protecție, medicamentele și materialele igienico-sanitare, alte drepturi legate de sănătatea și securitatea în muncă, precum și uniformele obligatorii și drepturile de echipament, acordate conform legislației actuale.
- Nu sunt considerate venituri impozabile sumele aferente echipamentului individual de protecție necesar fiecărui participant în procesul muncii pentru protejarea împotriva riscurilor. În plus, Codul Fiscal stabilește că cheltuielile efectuate pentru asigurarea securității și sănătății în muncă, conform legii, sunt deductibile la calculul rezultatului fiscal.
Este important de subliniat că sumele decontate pentru achiziționarea ochelarilor trebuie să reflecte prețurile de pe piață pentru aceste produse și să fie proporționale cu salariile medii din respectivele companii.
Decontarea cheltuielilor cu ochelarii de vedere pentru angajații temporari
Conform legislației în vigoare, salariații temporari, angajați prin agenții de muncă temporară și puși la dispoziția utilizatorilor, beneficiază de drepturi echivalente cu cele ale angajaților permanenti ai utilizatorului, sau ale oricăror alți salariați.
Astfel, salariații temporari au dreptul la echipamente de protecție, inclusiv ochelari de vedere, sub aceleași condiții ca și restul salariaților. Costurile asociate cu acești ochelari vor fi inițial suportate de agenția de muncă temporară angajatoare și ulterior refacturate către Utilizator, conform acordurilor stabilite în contractul de punere la dispoziție. Aceste acorduri includ și detalii privind responsabilitățile legate de furnizarea echipamentelor de protecție pentru salariații temporari pe durata angajării lor temporare.
O diferență specifică în cazul salariaților temporari este necesitatea colaborării între Agentul de muncă temporară și Utilizator pentru elaborarea și pregătirea evaluării riscurilor la locul de muncă destinat salariatului temporar, care de obicei se află în incinta utilizatorului.
Luând în considerare articolul 101 din Codul Muncii, se deduce că politica internă de decontare a ochelarilor a utilizatorului se aplică și în cazul salariaților temporari ai agenției de muncă temporară, asigurându-le astfel aceleași drepturi ca și angajaților permanenti ai utilizatorului.
Este important de menționat și rolul HG 557/2007, care precizează că pe parcursul misiunii de muncă, responsabilitatea îndeplinirii obligațiilor legate de sănătatea și securitatea în muncă (SSM) față de salariații temporari revine utilizatorului.
Photo credit shutterstock.com
