Greșelile în salarizare pot apărea mai des decât ne imaginăm, iar consecințele întârzierilor sau plăților eronate au impact direct asupra moralului angajaților și asupra productivității. De aceea plata corectă și la timp a salariilor este de cele mai multe ori pe lista de priorități a companiilor.
Și dacă plata corectă a salariului este extrem de importantă, respectarea legilației și a reglementărilor în vigoare este esențială pentru că nerespectarea acestora poate avea consecințe juridice și financiare grave.
De aceea înțelegerea payroll-ului și a modului în care acesta trebuie să se deruleze sunt esențiale pentru orice organizație. Specialiștii Lugera au pus laolaltă câteva informații utile care pot creiona imaginea de ansamblu a acestui departament și a operațiunilor pe care acesta le derulează.
Ce este payroll-ul și ce presupune acesta?
Salarizarea sau payroll-ul este deseori considerată una dintre cele mai complexe sarcini pe care trebuie să o gestioneze o companie, iar termenul este folosit atât pentru a face referire la lista de angajați pe care o companie trebuie să îi plătească, cât și pentru suma de bani pe care aceasta trebuie să o achite. Simplificând pe cât posibil activitatea acestui departament în organizație, payroll-ul gestionează calculul salariilor și indemnizațiilor, întocmește rapoartele către instituțiile statului și operează notele contabile.
Calcularea salariilor și a indemnizațiilor
Calculul salariilor și al indemnizațiilor esta sarcina de bază în payroll. De cele mai multe ori aceasta se realizează cu ajutorul unei aplicații de calcul salarial care permite procesarea rapidă și corectă a unui volum mare de date și care integrează reglementările legislative în vigoare.
Raportarea către instituțiile statului
Pentru a preveni apariția anumitor probleme legale, departamentele de payroll trebuie să trimită la timp documentele și rapoartele solicitate de instituțiile statului cu privire la modul de salarizare.
Operarea notelor contabile
O altă activitate importantă pentru departamentul de payroll este gestionarea înregistrărilor contabile aferente plăților salariale din cadrul companiei. Menținerea unei evidențe clare asupra tuturor tranzacțiilor care se efectuează este esențială atât pentru organizarea internă, cât și pentru justificarea lor în cazul în care statul o solicită.
Care sunt opțiunile pe care o companie le are pentru gestionarea payroll-ului?
Salarizarea manuală
Un angajat intern realizează toate calculele pentru contribuțiile la sănătate, pensie, șomaj, contribuția pentru accidente, deducerile, impozitul pe venit, concediile medicale și așa mai departe, astfel încât să se ajungă la salariul net al fiecărui angajat.
Avantajul acestui sistem îl reprezintă costurile foarte mici – doar salariul plătit angajatului care ocupă acest rol. Dezavantajele constau în riscurile mari de eroare, penalități foarte mari, inexistența unor date centralizate și dificultatea procesării datelor atunci când numărul angajaților crește.
Salarizarea computerizată
Sunt o mulțime de companii în piață care oferă solutii software pentru salarizare. Închirierea unui astfel de soft sau achiziția unei licențe pentru un software de salarizare ușurează activitatea departamentului (angajatului) intern care se ocupă de calculul salarial.
Acesta va introduce informatiile pentru fiecare nou angajat, iar software-ul va fi cel care calculează automat contributiile, deducerile și impozitul, precum și cazurile particulare precum concedii medicale, de maternitate sau concediul pentru creșterea copilului.
Soluția prezintă mai multe avantaje: mult mai putine erori și un timp mai scurt alocat pentru procesul salarizare. În plus, formarea angajaților este ușor de făcut, astfel încât payroll-ul nu va mai depinde de o singură persoană.
Există însă și aspecte care trebuie analizate cu atenție: fiecare informatie este introdusă manual în soft, iar programul necesită actualizare constantă, pe măsură ce legislația se modifică. În plus, soft-ul trebuie configurat special pentru nevoile business-ului.
De aceea, pe lângă costul de achiziție/ închiriere a softului, trebuie să fie luate în considerare și costurile de mentenanță, dar și cu serverele.
Externalizarea payroll-ului
Payroll-ul poate fi procesat de către o companie externă, care va face toate demersurile necesare pentru procesarea salariilor, dar și pentru plata tuturor taxelor și generarea rapoartelor la final de lună și de an. Un astfel de serviciu poate oferi și acces angajaților la propriile date legate de salariu și concedii
Avantajele unei astfel de soluții sunt vizibile imediat: Datele sunt securizate și centralizate, costurile per angajat / departament sunt ușor de urmărit, iar potajul și salariile pentru fiecare angajat sunt responsabilitatea companiei către care serviciul de payroll este externalizat.
Selectarea celei mai bune opțiuni pentru gestionarea calculului salarial depinde de mărimea business-ului și de complexitatea procesului de salarizare. Cu cât sunt mai mulți angajați, încadrați cu diverse tipuri de contracte, cu atât nevoia de externalizare este mai mare.
Puteți solicita mai multe detalii despre serviciile de Payroll și Administrare Personal de la consultanții Lugera completând formularul de aici.
Photo credit freepik.com
