Ultima actualizare: 22.04.2024

POLITICA DE AVERTIZARE
(WHISTLEBLOWING)

 

1. Chestiuni prealabile

Prezenta Politică de avertizare se aplică tuturor și oricăreia dintre companiile Lugera & Makler S.R.L., Lugera & Makler Romania S.R.L., Lugera & Makler Payroll S.R.L., Lugera Recruitment Services S.R.L., Lugera Outsourcing S.R.L., Lugera Executive Search S.R.L., Lugera Servicii Profesionale S.R.L., Credit Card Broker S.R.L., Lugera Active Recruitment S.R.L., denumite individual și/sau colectiv ”Lugera”.

Legislația aplicabilă este reprezentată de Legea nr. 361/2022 privind protecția avertizorilor în interes public.

 

2. Raportarea

2.1. Ce este raportarea și conținutul raportării

În această Politică de avertizare, termenii de mai jos au următorul înțeles:

• raportare internă – comunicarea de informaţii referitoare la încălcări ale legii din cadrul Lugera; raportarea internă se realizează prin mijloacele puse la dispoziţie de Lugera pentru efectuarea de raportări privind încălcări ale legii, acestea constituind canalele interne de raportare;
• raportare externă – comunicarea de informaţii referitoare la încălcări ale legii realizată prin canalele externe de raportare reprezentate de (i) autorităţile şi instituţiile publice care, potrivit dispoziţiilor legale speciale, primesc şi soluţionează raportări referitoare la încălcări ale legii, în domeniul lor de competenţă; (ii) Agenția Națională de Integritate (A.N.I.); (iii) alte autorități și instituții publice cărora A.N.I. le transmite raportările spre competentă soluționare.

Raportarea înseamnă comunicarea de către avertizorul de integritate, așa cum este menționat la pct. 3.3. din prezenta Politica de avertizare, a unei suspiciuni privind o conduită greșită, acte ilegale sau inacțiuni in cadrul Lugera.

Scopul acestei Politici de avertizare este de a încuraja angajații și alte persoane care au preocupări serioase cu privire la orice aspect al activității Lugera să-și exprime aceste preocupări.

Angajații sunt adesea primii care realizează că poate fi ceva în neregulă în cadrul Lugera.

Raportarea este privită de Lugera ca un act pozitiv care poate aduce o contribuție valoroasă la eficiența și succesul pe termen lung al Lugera. Nu este neloial față de colegi sau Lugera să vă prezentați suspiciunile privind săvârșirea unor fapte sau acte ilegale ori omisiunea de acționa.

Dacă vă gândiți să sesizați o problemă, ar trebui să citiți mai întâi această Politică de avertizare.

Se explică:

• tipul de probleme care pot fi ridicate;
• modul în care persoana care ridică o problemă va fi protejată de victimizare și hărțuire;
• cum să sesizați o problemă; și
• cum va acționa Lugera.

Raportarea privind încălcări ale legii se efectuează, în principal, prin intermediul canalelor interne de raportare existente. Avertizorul în interes public care efectuează o raportare privind încălcări ale legii poate alege, însă, între canalul intern de raportare şi canalul extern de raportare. La alegerea canalului de raportare, avertizorul în interes public poate lua în considerare aspecte precum:

• existenţa riscului de represalii, în cazul raportării prin canalele interne;
• imposibilitatea remedierii încălcării în mod eficace prin intermediul canalelor interne de raportare.

Raportarea se face în scris, pe suport hârtie sau în format electronic, sau prin întâlnire față în față, la cererea avertizorului în interes public.

Raportarea cuprinde, cel puţin, următoarele: numele şi prenumele, datele de contact ale avertizorului în interes public, contextul profesional în care au fost obţinute informaţiile, persoana vizată (persoana fizică sau juridică menţionată în raportare sau în divulgarea publică drept persoana căreia i se atribuie încălcarea legii sau cu care persoana respectivă este asociată), dacă este cunoscută, descrierea faptei susceptibile să constituie încălcare a legii în cadrul Lugera, precum şi, după caz, probele în susţinerea raportării, data şi semnătura, după caz.

 

2.2. Raportări anonime

Raportarea care nu cuprinde numele, prenumele, datele de contact sau semnătura avertizorului în interes public se examinează și se soluționează în măsura în care conține indicii referitoare la încălcări ale legii.

 

2.3. Acuzații neadevărate

Dacă faceți o acuzație cu bună-credință și crezând în mod rezonabil că este adevărată, dar nu este confirmată de anchetă, Lugera vă va recunoaște îngrijorarea și nu aveți de ce să vă temeți.

În cazul în care, totuși, faceți o acuzație în mod frivol, rău intenționat sau pentru câștig personal, se pot lua măsuri adecvate care ar putea include măsuri disciplinare. De asemenea, raportarea de informaţii privind încălcări ale legii, cunoscând că acestea sunt nereale, constituie contravenţie şi se sancţionează cu amendă de la 2.500 lei la 30.000 lei, dacă fapta nu a fost săvârşită în astfel de condiţii încât să fie considerată, potrivit legii, infracţiune.

 

2.4. Evidența raportărilor

Raportările se înscriu într-un registru, care cuprinde data primirii raportării, numele şi prenumele, datele de contact ale avertizorului în interes public, obiectul raportării şi modalitatea de soluţionare. Registrul se ţine în format electronic.

Lugera păstrează evidenţa tuturor raportărilor primite cu respectarea cerinţelor privind confidenţialitatea. Raportările se păstrează 5 ani. După expirarea perioadei de păstrare de 5 ani, acestea se distrug, indiferent de suportul pe care sunt păstrate.

 

3. Care este scopul Politicii de avertizare și când se aplică?

3.1. Obiectivele Politicii de avertizare

Politica de avertizare este concepută pentru a vă asigura că vă puteți exprima îngrijorările cu privire la fapte susceptibile să constituie o încălcare a legii în cadrul Lugera fără teama de victimizare, discriminare ulterioară, dezavantajare sau concediere.

Această Politică de avertizare are ca scop:

• să vă încurajeze să sesizați, fără teamă, fapte susceptibile să constituie o încălcare a legii în cadrul Lugera;
• să vă ofere căi de a sesiza aceste probleme și de a primi răspuns cu privire la orice acțiune întreprinsă;
• să vă asigurați că primiți un răspuns la sesizările dvs. și că știți cum să îl contestați în cazul în care nu sunteți mulțumit de răspuns;
• să vă asigure că veți fi protejat de eventuale represalii sau victimizare dacă ați făcut orice dezvăluire cu bună-credință.

 

3.2. Domeniul de aplicare al Politicii de avertizare

Această Politică de avertizare este menită să permită celor care au luat la cunoștință de fapte susceptibile să constituie o încălcare a legii în cadrul Lugera, să le raporteze cât mai curând posibil, astfel încât să poată fi investigate în mod corespunzător.

Politica de avertizare nu are scopul de a înlocui procedurile existente privind solutionarea pe cale amiabila a conflictelor individuale de munca, a cererilor sau reclamatiilor individuale ale salariatilor sau privind solutionarea sesizarilor salariatilor care se considera discriminati sau hartuiti, prevăzute în Regulamentul Intern.

 

3.3. Cine poate sesiza o problemă în temeiul acestei Politici de avertizare?

Prezenta Politică de avertizare se aplică persoanelor care efectuează raportări şi care au obţinut informaţiile referitoare la încălcări ale legii, într-un context profesional. În categoria acestor persoane intră, cel puţin, următoarele persoane:

1. angajații Lugera;
2. asociații și administratorii Lugera;
3. angajații partenerilor, contractanților, clienților și furnizorilor Lugera;
4. persoanele ale căror raporturi de muncă nu au început încă (candidați pentru posturile deschise în cadrul Lugera);
5. persoanele fizice implicate în procesele de recrutare desfășurate de Lugera pentru clienții săi;
6. persoane aflate în practică sau internship în cadrul Lugera.

 

3.4. Ce ar trebui raportat?

Vă încurajăm să raportați orice faptă care poate fi susceptibilă de încălcarea legii.

Prin încălcări ale legii se înțeleg fapte care constau într-o acţiune sau inacţiune care constituie nerespectări ale dispoziţiilor legale, care privesc domenii cum ar fi: achiziţiile publice; serviciile, produsele şi pieţele financiare, precum şi prevenirea spălării banilor şi a finanţării terorismului; siguranţa şi conformitatea produselor; siguranţa transportului; protecţia mediului; siguranţa alimentelor şi a hranei pentru animale, sănătatea şi bunăstarea animalelor; sănătatea publică; protecţia consumatorilor; protecţia vieţii private şi a datelor cu caracter personal şi a securităţii reţelelor şi sistemelor informatice; încălcări care aduc atingere intereselor financiare ale Uniunii Europene; încălcări referitoare la piaţa internă, inclusiv încălcări ale normelor Uniunii Europene în materie de concurenţă şi de ajutoare de stat, precum şi încălcări referitoare la piaţa internă în ceea ce priveşte actele care încalcă normele privind impozitarea societăţilor sau mecanismele al căror scop este obţinerea unui avantaj fiscal ce contravine obiectului sau scopului dreptului aplicabil în materie de impozitare a societăţilor, ce reprezintă abateri disciplinare, contravenţii sau infracţiuni, sau care contravin obiectului sau scopului legii.

 

4. Măsuri de protecție, măsuri reparatorii și răspunderea

4.1. Condițiile pentru a beneficia de măsuri de protecție și măsuri reparatorii

Pentru a beneficia de măsurile de protecţie din partea Lugera, avertizorul în interes public trebuie să întrunească cumulativ următoarele condiţii:

• a) să fie una dintre persoanele care efectuează raportări potrivit prevederilor 3.3. din Politica de avertizare şi care a obţinut informaţii referitoare la încălcări ale legii într-un context profesional;
• b) să fi avut motive întemeiate să creadă că informaţiile referitoare la încălcările raportate erau adevărate la momentul raportării;
• c) să fi efectuat o raportare internă.

Pentru a beneficia de măsurile reparatorii, avertizorul în interes public trebuie să îndeplinească cumulativ condiţiile prevăzute în paragraful anterior, precum şi condiţia ca represaliile să fie consecinţa raportării efectuate.

 

4.2. Persoanele care beneficiază de măsuri de protecție, respectiv de măsuri reparatorii

Măsurile prevăzute la pct. 4.1. de mai sus se aplică avertizorilor în interes public care fac o raportare internă, dar şi:

• a) facilitatorilor (persoana fizică ce asistă avertizorul în interes public în procesul de raportare într-un context profesional şi a cărui asistenţă trebuie să fie confidenţială);
• b) persoanelor terţe care au legături cu avertizorul în interes public şi care ar putea să sufere represalii într-un context profesional, cum ar fi colegi sau rude ale acestuia;
• c) persoanelor juridice deţinute de către avertizorul în interes public sau pentru care avertizorul în interes public lucrează sau cu care are alte tipuri de legături într-un context profesional;
• d) avertizorului în interes public care, în mod anonim, a raportat sau a divulgat public informaţii referitoare la încălcări, dar este ulterior identificat şi suferă represalii;
• e) avertizorului în interes public care efectuează raportări către instituţiile, organele, oficiile sau agenţiile competente ale Uniunii Europene.

 

4.3. Răspunderea și exonerarea de răspundere

Avertizorul în interes public care efectuează o raportare sau divulgare publică a unor informaţii privind încălcări ale legii nu încalcă dispoziţiile legale sau clauzele contractuale privind divulgarea de informaţii şi nu răspunde pentru raportarea sau divulgarea publică a unor astfel de informaţii, cu condiţia să fi efectuat o raportare sau divulgare publică în condiţiile Legii nr. 361/2022 şi să fi avut motive întemeiate să creadă că raportarea sau divulgarea a fost necesară pentru dezvăluirea unei încălcări a legii.

Avertizorul în interes public care dobândeşte sau accesează date şi informaţii de care are cunoştinţă în virtutea atribuţiilor de serviciu sau a raporturilor de muncă nu răspunde dacă accesarea sau dobândirea are ca scop raportarea sau dezvăluirea publică a unei încălcări a legii, iar raportarea sau divulgarea publică s-a efectuat în condiţiile Legii nr. 361/2022.

Răspunderea avertizorilor în interes public pentru acte sau omisiuni care nu au legătură cu raportarea sau divulgarea publică sau care nu sunt necesare pentru dezvăluirea unei încălcări a legii este supusă dispoziţiilor de drept comun.

În cadrul procedurilor judiciare care vizează încălcări precum încălcarea dreptului la imagine, încălcarea drepturilor de autor, încălcarea secretului profesional, încălcarea normelor de protecţie a datelor, divulgarea secretelor comerciale sau acţiunile în despăgubire, nu se poate angaja răspunderea persoanelor prevăzute la pct. 3.3. și pct. 4.2. din prezenta Politică de avertizare ca urmare a raportărilor sau a divulgărilor publice efectuate în condiţiile prezentei legi. Persoanele prevăzute la pct. 3.3. și pct. 4.2. din prezenta Politică de avertizare au dreptul să invoce respectiva raportare sau divulgare publică pentru a urmări închiderea cauzei, cu condiţia să fi avut motive întemeiate să considere că raportarea sau divulgarea publică a fost necesară pentru dezvăluirea unei încălcări a legii, în temeiul Legii nr. 361/2022.

În cazul în care o persoană raportează sau divulgă public informaţii referitoare la încălcări ale legii în condiţiile prezentei legi şi aceste informaţii includ secrete comerciale, o astfel de raportare sau divulgare publică este considerată legală în condiţiile art. 3 alin. (2) din Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 25/2019 privind protecţia know-how-ului şi a informaţiilor de afaceri nedivulgate care constituie secrete comerciale împotriva dobândirii, utilizării şi divulgării ilegale, precum şi pentru modificarea şi completarea unor acte normative.

 

4.4. Repararea prejudiciului suferit

Persoanele prevăzute la pct. 3.3. și pct. 4.2. din prezenta Politică de avertizare care au efectuat o raportare sau divulgare publică în condiţiile Legii nr. 361/2022 au dreptul la repararea integrală a prejudiciului suferit ca urmare a raportării sau divulgării publice.

 

4.5. Interdicţia represaliilor și contestarea măsurilor luate ca represalii

Lugera nu va lua nicio măsură împotriva avertizorului în interes public și a persoanelor menționate la pct. 4.2. din prezenta Politică de avertizare ca urmare a unei raportări efectuate de către acesta. Este interzisă orice formă de represalii împotriva avertizorilor în interes public, ameninţări cu represalii sau tentative de represalii, în special cele care privesc:

• a) orice suspendare a contractului individual de muncă ori a raportului de serviciu;
• b) concedierea;
• c) modificarea contractului de muncă sau a raportului de serviciu;
• d) reducerea salariului şi schimbarea programului de lucru;
• e) retrogradarea sau împiedicarea promovării în muncă sau în funcţia publică şi a dezvoltării profesionale, inclusiv prin evaluări negative ale performanţei profesionale individuale, inclusiv a funcţionarilor publici, sau prin recomandări negative pentru activitatea profesională desfăşurată;
• f) aplicarea oricărei alte sancţiuni disciplinare;
• g) constrângerea, intimidarea, hărţuirea;
• h) discriminarea, crearea unui alt dezavantaj sau supunerea la un tratament inechitabil;
• i) refuzul de a transforma un contract de muncă pe o perioadă determinată într-un contract de muncă pe durată nedeterminată, în cazul în care lucrătorul a avut aşteptări legitime că i s-ar oferi un post permanent;
• j) refuzul de a reînnoi un contract de muncă pe o perioadă determinată sau încetarea anticipată a unui astfel de contract;
• k) cauzarea de prejudicii, inclusiv la adresa reputaţiei persoanei în cauză, în special pe platformele de comunicare socială, sau pierderi financiare, inclusiv sub forma pierderii oportunităţilor de afaceri şi a pierderii de venituri;
• l) includerea pe o listă sau într-o bază de date negativă, pe baza unui acord sectorial sau la nivel de industrie, formal sau informal, care poate presupune că persoana în cauză nu îşi va găsi, în viitor, un loc de muncă în respectivul sector sau în respectiva industrie;
• m)rezilierea unilaterală extrajudiciară a unui contract pentru bunuri sau servicii, fără a fi îndeplinite condiţiile în acest sens;
• n) anularea unei licenţe sau a unui permis;
• o) solicitarea de efectuare a unei evaluări psihiatrice sau medicale.

Pentru evitarea oricărui dubiu, acțiunile menționate mai sus, cu excepția celor menționate la lit. g), h), k) și l), pot fi luate de către Lugera în contextul derulării normale a raporturilor de muncă, respectiv a raporturilor comerciale ori de colaborare, aceste acțiuni fiind interzise doar în măsura în care acțiunea respectivă este legată de raportarea efectuată de către avertizorul în interes public.

Avertizorul în interes public, dar și orice persoană menționată la art. 4.2. din prezenta Politică de avertizare poate contesta măsurile prevăzute la lit. a) – o) de mai sus printr-o cerere adresată instanţei competente, în funcţie de natura litigiului, în a cărei circumscripţie teritorială acesta îşi are domiciliul.

La solicitarea avertizorului în interes public cercetat disciplinar ca urmare a raportării interne, externe sau divulgării publice, comisia de cercetare disciplinară are obligaţia de a invita presa şi un reprezentant al sindicatului ori al salariaţilor, după caz (dacă există). Anunţul se face prin comunicat pe pagina de internet a Lugera cu cel puţin 3 zile lucrătoare înaintea şedinţei, sub sancţiunea nulităţii raportului şi a sancţiunii disciplinare aplicate.

 

4.6. Confidențialitate

Toate raportările vor fi tratate cu confidențialitate și se vor depune toate eforturile pentru a nu vă dezvălui identitatea dacă aceasta este dorința dvs. În cazul în care ca urmare a investigației raportării, vor trebui efectuate proceduri disciplinare sau alte proceduri, este posibil să nu se poată desfășura procedurile respective fără dezvăluirea identității dvs., așa că vi se poate cere să vă prezentați în calitate de martor. Dacă sunteți de acord cu acest lucru, vi se vor oferi sfaturi și suport.

Persoana desemnată să soluţioneze raportarea are obligaţia de a nu dezvălui identitatea avertizorului în interes public şi nici informaţiile care ar permite identificarea directă sau indirectă a acestuia, cu excepţia situaţiei în care are consimţământul expres al acestuia.

Prin excepţie, identitatea avertizorului în interes public şi orice altă informaţie prin care acesta poate fi identificat pot fi divulgate numai în cazul în care acest lucru este o obligaţie impusă de lege, cu respectarea condiţiilor şi a limitelor prevăzute de aceasta. În acest caz, avertizorul în interes public este informat anterior, în scris, cu privire la divulgarea identităţii şi a motivelor divulgării datelor cu caracter personal în cauză. Obligaţia nu există în cazul în care informarea ar periclita investigaţiile sau procedurile judiciare.

Informaţiile din cuprinsul raportărilor care constituie secrete comerciale nu pot fi utilizate sau divulgate în alte scopuri decât cele necesare soluţionării raportării.

Obligaţia de a păstra confidenţialitatea nu există în cazul în care avertizorul în interes public și-a dezvăluit în mod intenţionat identitatea în contextul unei divulgări publice.

Obligaţia de a păstra confidenţialitatea se menţine şi în cazul în care raportarea ajunge din eroare la o altă persoană din cadrul Lugera, alta decât persoana desemnată. În acest caz, raportarea este înaintată, de îndată, persoanei desemnate.

 

4.7. Prelucrarea și protecția datelor cu caracter personal

Toate prelucrările de date cu caracter personal efectuate în temeiul Legii nr. nr. 361/2022, inclusiv schimbul sau transmiterea datelor cu caracter personal de către autorităţile competente, se desfăşoară potrivit dispoziţiilor din Regulamentul (UE) 2016/679 (RGPD) şi din Legea nr. 363/2018, precum şi dispoziţiilor din Regulamentul (UE) 2018/1.725.

Datele cu caracter personal care nu sunt necesare pentru soluționarea unei anumite raportări nu se colectează sau, dacă sunt colectate în mod accidental, se șterg.

Operatorii de date și datele de contact ale acestora sunt menționați la finalul prezentei Politicii de avertizare.

Categoriile de persoane vizate conform RGPD sunt cele prevăzute la art. 3.3. și art. 4.2. din Politica de avertizare, persoanele fizice vizate menționate în raportare sau în dezvăluirea publică, alte persoane care sunt implicate în investigație.

Categoriile de date cu caracter personal sunt, în general, numele şi prenumele, datele de contact ale persoanelor vizate conform RGPD, funcția, angajatorul, alte date cu caracter personal în funcție de natura raportării și acțiunile subsecvente aferente investigației.

Temeiul prelucrării îl reprezintă art. 6 alin. 1 lit. a (consimțământul persoanei vizate), lit. c (îndeplinirea unei obligații legale a operatorului de date) și lit. f (interesul legitim al operatorului de date)din RGPD.

Operatorul de date prelucreaază datele cu caracter personal pentru o perioadă de 5 ani. După expirarea perioadei de păstrare de 5 ani, acestea se distrug, indiferent de suportul pe care sunt păstrate.

Potrivit legislației aplicabile, aveți dreptul de a solicita accesul la datele dvs. cu caracter personal, rectificarea acestora, restricționarea prelucrării, ștergerea acestora, portabilitatea acestora, dreptul de vă opune prelucrării, precum și dreptul de a vă retrage consimțământul (atunci când prelucrarea s-a efectuat în baza consimțământului persoanei vizate), în măsura în care acestea nu contravin legii. Aceste drepturi se pot exercita prin adresarea unei cereri scrise către operatorul date date, fie în format fizic, la adresa din București, sector 3, Str. Vulturilor nr. 98, et. 1, cu mențiunea Data Protection, fie în format electronic, la adresa de e-mail dataprotection@lugera.ro. Operatorul de date vă va răspunde cererii imediat ce va fi posibil, însă nu mai târziu de 1 (una) lună de la primirea cererii dvs. De asemenea, aveți dreptul de a depune plângere în fața Autorității Naționale pentru Supravegherea Prelucrării Datelor cu Caracter Personal din România.

 

4.8. Drepturile persoanei vizate (persoana fizică sau juridică menţionată în raportare sau în divulgarea publică drept persoana căreia i se atribuie încălcarea legii sau cu care persoana respectivă este asociată)

Dispozițiile privind confidențialitatea și prelucrarea datelor cu caracter personal aplicabile avertizorilor în interes public se aplică şi persoanei vizate, precum şi persoanelor terţe la care se face referire în raportare.

Identitatea persoanei vizate este protejată cât timp sunt în desfăşurare acţiunile subsecvente raportării sau divulgării publice, cu excepţia cazului în care, ca urmare a soluţionării raportării sau divulgării, se constată că persoana vizată nu este vinovată de încălcările legii ce au făcut obiectul raportării sau divulgării.

Persoanele vizate au dreptul la apărare, inclusiv dreptul de a fi ascultate şi dreptul de acces la propriul dosar.

 

5. Cum și unde se poate depune raportarea internă?

Raportarea se poate depune în scris (i) în format electronic, prin poștă electronică la adresa de email integritate@lugera.ro, menționând în subiectul emailului ”Raportare încălcare” sau similar, ori (ii) în format fizic, pe suport de hârtie, prin poștă/curier, la adresa București, sector 3, Str. Vulturilor nr. 98, et. 1, menționând pe plic ”Raportare încălcare” sau similar.

Accesul la adresa de email și la corespondența în format electronic și fizic este acordat doar persoanei/persoanelor desemnate de Lugera să soluționeze raportările.

 

6. Ce va face Lugera

Lugera desemnează o persoană, denumită Ofițer de Integritate, cu atribuţii în ceea ce priveşte primirea, înregistrarea, examinarea, efectuarea de acţiuni subsecvente şi soluţionarea raportărilor, care să acţioneze cu imparţialitate şi care să fie independent în exercitarea acestor atribuţii.

Ofițerul de Integritate are obligaţia de a transmite avertizorului în interes public confirmarea primirii raportării, în termen de cel mult 7 zile calendaristice de la primirea acesteia.

Ofițerul de Integritate are obligaţia de informare a avertizorului în interes public cu privire la stadiul acţiunilor subsecvente, în termen de cel mult 3 luni de la data confirmării de primire sau, în cazul în care nu i s-a confirmat primirea raportării, de la expirarea termenului de 7 zile prevăzut mai sus, precum şi, ulterior, ori de câte ori sunt înregistrate evoluţii în desfăşurarea acţiunilor subsecvente, cu excepţia cazului în care informarea ar putea periclita desfăşurarea acestora.

Ofițerul de Integritate va desfășura acțiunile subsecvente cu diligență, depunând toate eforturile pentru soluționarea corectă și rapidă a raportării înregistrate.

De asemenea, Ofițerul de Integritate are obligația de informare a avertizorului de integritate, a conducătorilor autorităţilor, instituţiilor publice, altor persoane juridice de drept public, precum şi persoanelor juridice de drept privat, cu privire la modalitatea de soluţionare a raportării.

De asemenea, Lugera, prin Ofițerul de Integritate are obligația de a furniza informaţii clare şi uşor accesibile privind procedurile de raportare externă către autorităţile competente şi, după caz, către instituţiile, organele, oficiile sau agenţiile Uniunii Europene.

Lugera va răspunde preocupărilor dvs. cât mai repede posibil. Principiul primordial pentru Lugera va fi interesul public. Pentru a fi corecți cu toți angajații, inclusiv cu cei care pot fi acuzați în mod eronat, se vor face anchete inițiale pentru a decide dacă o investigație este adecvată și, dacă da, ce formă ar trebui să aibă.

Este posibil ca investigația să fie efectuată în condiții de strictă confidențialitate, adică prin neinformarea subiectului plângerii până când (sau dacă) devine necesar să se facă acest lucru. Cu toate acestea, în anumite cazuri, cum ar fi acuzațiile de rele tratamente ale altora, interzicerea accesului la muncă, vor fi luate imediat în considerare. Protecția celorlalți este primordială în toate cazurile.

Este posibil să fiți intervievat pentru a vă asigura că dezvăluirea dvs. este pe deplin înțeleasă.

Consiliul va face tot posibilul pentru a minimiza orice dificultăți pe care le puteți întâmpina ca urmare a unei raportări. De exemplu, dacă vi se cere să depuneți mărturie în cadrul procedurilor penale sau disciplinare, Ofițerul de Integritate va aranja ca dvs. să primiți sfaturi și sprijin adecvat.

Cu excepția cazului în care există motive legale pentru care acest lucru nu se poate face, veți fi ținut informat cu privire la progresul și rezultatul oricărei investigații.

 

7. Clasarea raportării interne

Raportarea se clasează atunci când:

• a) nu conţine elementele prevăzute la art. 2.1. ultimul paragraf din prezenta Politică de avertizare, altele decât datele de identificare a avertizorului în interes public, iar persoana desemnată a solicitat completarea acesteia în termen de 15 zile, fără ca această obligaţie să fie îndeplinită;
• b) raportarea este transmisă anonim şi nu conţine suficiente informaţii referitoare la încălcări ale legii, care să permită analizarea şi soluţionarea raportării, iar persoana desemnată a solicitat completarea acesteia în termen de 15 zile, fără ca această obligaţie să fie îndeplinită.

În situaţia prevăzută la lit. a), soluţia de clasare se comunică avertizorului în interes public, cu indicarea temeiului legal.

În cazul în care o persoană face mai multe raportări cu acelaşi obiect, acestea se conexează, avertizorul în interes public urmând să primească o singură informare. Dacă după trimiterea acesteia se primeşte o nouă raportare cu acelaşi obiect, fără a prezenta informaţii suplimentare care să justifice o acţiune subsecventă diferită, aceasta se clasează.

Persoana desemnată poate decide încheierea procedurii dacă după examinarea raportării se constată că este o încălcare în mod clar minoră şi nu necesită acţiuni subsecvente suplimentare, altele decât închiderea procedurii. Această prevedere nu aduce atingere obligaţiei de a păstra confidenţialitatea, de a informa avertizorul în interes public şi nu aduce atingere nici altor obligaţii sau altor proceduri aplicabile de remediere a încălcării raportate.

Soluţia de clasare se comunică avertizorului în interes public, cu indicarea temeiului legal.

 

8. Raportarea externa

Această Politică de avertizare este menită să vă ofere o cale în cadrul Lugera pentru a vă exprima îngrijorările. Lugera speră că veți fi mulțumit de orice acțiune întreprinsă.

Dacă nu sunteți mulțumit și considerați că este corect să duceți problema în afara Lugera, sau decideți să raportați problema direct extern, așa cum se arată la art. 2.1. din Politica de avertizare, autoritățile cu atribuții în acest sens sunt prevăzute la art. 2.1. din Politica de avertizare.

 

9. Divulgarea publică

Dacă exprimați îngrijorări în afara Lugera, ar trebui să vă asigurați că aceasta este făcută către una dintre autoritățile prevăzute cu atribuții în acest sens. O dezvăluire publică către oricine altcineva vă poate scoate în afara protecției Legii nr. 361/2022.

Nu trebuie să dezvăluiți informații care sunt confidențiale Lugera sau nimănui altcineva, cum ar fi un client sau un contractant al Lugera.

Avertizorul în interes public care divulgă public informaţii privind încălcarea legii beneficiază de protecţie în cazul în care este îndeplinită una dintre următoarele condiţii:

• a) a raportat mai întâi intern şi extern sau direct extern, însă consideră că nu au fost dispuse măsuri corespunzătoare în termenul prevăzut la art. 17 alin. (6) din Legea nr. 316/2022;
• b) are motive întemeiate să considere că:
  • 1. încălcarea poate constitui un pericol iminent sau evident pentru interesul public sau riscul unui prejudiciu care nu mai poate fi remediat; sau
  • 2. în cazul raportării externe există un risc de represalii sau o probabilitate redusă ca încălcarea să fie remediată în mod eficace având în vedere circumstanţele specifice ale raportării.

Sesizarea privind încălcarea legii prin divulgare publică se poate adresa presei, organizaţiilor profesionale, sindicale sau patronale, organizaţiilor neguvernamentale, comisiilor parlamentare sau prin punerea la dispoziţie în orice mod în spaţiul public a informaţiilor referitoare la încălcări ale legii.

 

10. Revizuirea Politicii de avertizare

Lugera va revizui această Politică de avertizare anual sau ori de câte ori va fi nevoie.

 

11. Monitorizare corporativă

Ofițerul de Integritate are responsabilitatea generală pentru monitorizarea aplicării acestei Politici de avertizare.

Ofițerul de Integritate va revizui registrul raportărilor și va întocmi un raport anual pentru conducerea Lugera. Raportul va include un rezumat al problemelor ridicate, la ce departamente   s-au referit și orice alte informații pe care le consideră utile. Raportul nu va include date cu caracter personal. Scopul acestui raport este de a se asigura că:

• Lugera și/sau departamentul relevant învață din greșeli și nu le repetă și
• coerența abordării între departamente.

Registrul raportărilor împreună cu rapoartele anuale vor fi disponibile pentru inspecție prin audit intern și extern, după eliminarea oricăror date cu caracter personal.

 

Lugera & Makler Romania S.R.L. – RO 15619774, J40/10246/2003 || Lugera & Makler Payroll S.R.L. – RO 18838779, J40/11234/2006 || Lugera Recruitment Services S.R.L. – RO 37134222, J40/2510/2017 || Lugera Outsourcing S.R.L. – RO 29319025, J40/13292/2011 || Lugera Executive Search S.R.L. – RO 32833416, J40/2153/2014 || Lugera Servicii Profesionale S.R.L. – RO 26061346, J40/9877/2009 || Credit Card Broker S.R.L. – 26705927, J40/3209/2010 || Lugera Active Recruitment S.R.L. – RO 49182258, J40/22458/2023

Lugera & Makler S.R.L. – RO 13861487, J40/4327/2001
Str. Vulturilor, nr. 98, etaj 1, Sector 3, Bucuresti, Romania
+40 (0)21 318 7120 //+40 (0)21 318 7120 || www.lugera.ro || integritate@lugera.ro || dataprotection@lugera.ro